1. Upravljavec osebnih podatkov
Upravljavec osebnih podatkov, ki jih zbiramo prek spletne strani www.biroflow.com, je:
[NAZIV PODJETJA]
[NASLOV]
Matična številka: [MATIČNA ŠT.]
ID za DDV: [ID ZA DDV]
E-pošta: info@biroflow.com
Za vsa vprašanja v zvezi z obdelavo osebnih podatkov in za uveljavljanje pravic nam pišite na info@biroflow.com.
2. Katere podatke zbiramo
Obrazec za demo dostop (/demo)
- ime in priimek,
- poslovni e-naslov,
- naziv biroja,
- telefon (neobvezno),
- število zaposlenih,
- področja zanimanja,
- sporočilo (neobvezno) in želja po vodeni predstavitvi.
Samoocena biroja (/samoocena)
Odgovori na vprašanja samoocene se obdelajo v vašem brskalniku in se ne pošljejo, dokler ne zahtevate priporočil. Takrat shranimo e-naslov, ime in naziv biroja (neobvezno), vaše odgovore in rezultat ter željo po demo dostopu. Uporabimo jih za pošiljanje rezultatov s priporočili in – če to želite – za dodelitev demo dostopa.
Prenos predloge za urno postavko (/urna-postavka)
Za prenos Excel predloge shranimo e-naslov, ime in naziv biroja (neobvezno) ter vir obiska. Uporabimo jih za pošiljanje povezave za prenos. Izračuni v kalkulatorju tečejo v vašem brskalniku in se ne pošiljajo.
Mesečno pismo vodji biroja
Če ob prenosu posebej označite prijavo, vam pošiljamo mesečno pismo s praktičnimi nasveti. Hranimo e-naslov, ime, čas in izvor prijave. Podlaga je vaša privolitev, ki jo lahko kadarkoli prekličete s povezavo za odjavo v vsakem pismu ali s sporočilom na info@biroflow.com.
Tehnični podatki ob pošiljanju obrazca
Ob oddaji obrazca shranimo tudi čas oddaje in IP-naslov, s katerega je bil obrazec poslan. Uporabljamo ju izključno za zaščito pred zlorabami (npr. samodejnim pošiljanjem) in za dokazovanje, kdaj je bila dana privolitev.
K povpraševanju shranimo še stran, na kateri ste obrazec oddali, in vir vašega prvega obiska v istem dnevu (vstopna stran, domena spletne strani, s katere ste prišli, in morebitne oznake oglasne kampanje). Tako vemo, kako ste nas našli. Po oddaji obrazca vam na vpisani e-naslov pošljemo potrdilo o prejemu.
Merjenje obiska
Obisk spletne strani merimo z lastnim orodjem na našem strežniku, brez piškotkov, brez shranjevanja v vaš brskalnik in brez zunanjih ponudnikov analitike. Beležimo ogledane strani, klike na pozive (npr. »Demo dostop«, »Samoocena«), čas, vrsto naprave (mobilna ali namizna), domeno spletne strani, s katere ste prišli, in oznake oglasne kampanje v naslovu strani.
IP-naslova pri tem ne shranimo. Da lahko preštejemo različne obiskovalce v dnevu, iz IP-naslova in podatkov o brskalniku izračunamo anonimno oznako s ključem, ki se vsak dan naključno zamenja in se nikamor ne shrani. Oznak različnih dni zato ni mogoče povezati, oznake pa ne moremo povezati z vami. Če ima vaš brskalnik vklopljeno nastavitev »Do Not Track« ali »Global Privacy Control«, obiska ne merimo.
3. Nameni in pravne podlage
- Odgovor na povpraševanje, pošiljanje rezultatov samoocene in dodelitev demo dostopa – ukrepi na zahtevo posameznika pred sklenitvijo pogodbe (točka (b) člena 6(1) GDPR).
- Izvedba pogodbe – zagotavljanje storitve BiroFlow, obračun in podpora naročnikom (točka (b) člena 6(1) GDPR).
- Pošiljanje novic in mesečnega pisma vodji biroja – samo na podlagi vaše privolitve (točka (a) člena 6(1) GDPR), ki jo lahko kadarkoli prekličete.
- Merjenje obiska in vira povpraševanj – zakoniti interes, da spoznamo, katere vsebine in poti do nas so obiskovalcem koristne, in spletno stran izboljšujemo (točka (f) člena 6(1) GDPR). Obdelavi lahko ugovarjate s pisanjem na info@biroflow.com ali z vklopom nastavitve »Do Not Track« oziroma »Global Privacy Control«.
- Izpolnjevanje zakonskih obveznosti – npr. hramba računovodskih listin (točka (c) člena 6(1) GDPR).
Pri obrazcu za demo dostop nam dovolite obdelavo podatkov za odobritev dostopa in za stik v zvezi z njim. Brez obveznih podatkov dostopa ne moremo dodeliti.
4. Podatki, ki jih vnesete v aplikacijo BiroFlow
Za podatke, ki jih naročnik vnese v aplikacijo BiroFlow (npr. projekti, naročniki, sodelavci, ure, dokumenti), je upravljavec naročnik, BiroFlow pa te podatke obdeluje kot obdelovalec v njegovem imenu in izključno po njegovih navodilih (člen 28 GDPR).
Na zahtevo naročnika z njim skleneva pogodbo o obdelavi osebnih podatkov. Pišite nam na info@biroflow.com.
5. Obdelovalci in posredovanje podatkov
Osebnih podatkov ne prodajamo in jih ne posredujemo tretjim osebam za njihove namene. Pri izvajanju storitve uporabljamo skrbno izbrane obdelovalce, s katerimi imamo sklenjene pogodbe o obdelavi osebnih podatkov:
- ponudnik gostovanja (strežniki in hramba podatkov),
- ponudnik pošiljanja e-pošte,
- ponudnik umetne inteligence za BiroPilot (obdelava vprašanj, ki jih uporabniki zastavijo BiroPilotu).
Seznam obdelovalcev: [SEZNAM OBDELOVALCEV]
Če kateri od obdelovalcev podatke obdeluje zunaj Evropskega gospodarskega prostora, to poteka le ob ustreznih zaščitnih ukrepih po GDPR (npr. sklep o ustreznosti ali standardne pogodbene klavzule).
6. Hramba podatkov
- Povpraševanja, prošnje za demo dostop, samoocene in prenosi predlog – največ 2 leti od zadnjega stika, nato jih izbrišemo.
- Zapisi o obiskih spletne strani (brez IP-naslova) – največ 2 leti, nato jih izbrišemo.
- Podatki naročnikov v aplikaciji – v času trajanja pogodbe in 30 dni po njenem prenehanju, nato jih izbrišemo.
- Računovodski podatki – toliko časa, kot to določajo predpisi o računovodstvu in davkih.
- Podatki na podlagi privolitve (npr. novice) – do preklica privolitve.
7. Piškotki in shranjevanje v brskalniku
Spletna stran www.biroflow.com ne nastavlja piškotkov za analitiko, oglaševanje ali sledenje. Uporablja le:
- biroflow-tema (lokalna shramba brskalnika) – zapomni si, ali ste izbrali svetli ali temni način prikaza. Vrednost ostane v vašem brskalniku in se ne pošilja na naš strežnik.
- biroflow-zadnji-biro (lokalna shramba brskalnika) – po prijavi na prijavni strani biroja si zapomni povezavo in naziv biroja, da vam ob naslednji prijavi ni treba znova vpisovati povezave. Vrednost ostane v vašem brskalniku in se ne pošilja na naš strežnik.
- Piškotek seje aplikacije BiroFlow – nastavi se šele, ko se prijavite v aplikacijo, in je nujno potreben za delovanje prijave. Izbriše se ob odjavi oziroma ko seja poteče.
Za prikaz strani se iz omrežij za dostavo vsebin (cdn.tailwindcss.com, cdn.jsdelivr.net) naložijo programske knjižnice. Pri tem ti ponudniki, kot vsak spletni strežnik, prejmejo vaš IP-naslov in podatke o brskalniku, naša stran pa jim ne pošilja drugih podatkov o vas.
Ker uporabljamo le nujno potrebne in na vašo zahtevo nastavljene zapise, privolitev za piškotke po Zakonu o elektronskih komunikacijah (ZEKom-2) ni potrebna. Shranjene zapise lahko kadarkoli izbrišete v nastavitvah brskalnika.
8. Vaše pravice
V zvezi s svojimi osebnimi podatki imate pravico do:
- dostopa – izvedeti, ali in katere vaše podatke obdelujemo, ter prejeti njihovo kopijo,
- popravka netočnih ali nepopolnih podatkov,
- izbrisa (»pravica do pozabe«), kadar podatkov ne potrebujemo več ali zanje ni pravne podlage,
- omejitve obdelave,
- prenosljivosti – prejeti podatke v strukturirani, strojno berljivi obliki,
- ugovora obdelavi,
- preklica privolitve kadarkoli, kar ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem.
Pravice uveljavljate z zahtevo na info@biroflow.com. Odgovorimo brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje v enem mesecu od prejema zahteve. Da podatkov ne razkrijemo napačni osebi, vas lahko prosimo za potrditev istovetnosti.
Za podatke, ki jih je v aplikacijo BiroFlow vnesel vaš delodajalec ali drug naročnik, pravice uveljavljate pri njem kot upravljavcu; pri tem mu pomagamo.
9. Pritožba pri nadzornem organu
Če menite, da vaše osebne podatke obdelujemo v nasprotju s predpisi, lahko vložite pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, gp.ip@ip-rs.si, www.ip-rs.si. Veseli bomo, če se pred tem obrnete na nas, da težavo poskusimo rešiti skupaj.
10. Spremembe politike zasebnosti
Politiko zasebnosti lahko posodobimo, na primer ob spremembi storitve ali predpisov. Veljavna različica je vedno objavljena na tej strani, ob bistvenih spremembah pa naročnike obvestimo po e-pošti.
Ta politika zasebnosti velja od [DATUM].