Zakaj plan ob potrditvi, ne sproti
V mnogih birojih se projekt začne z dogovorom o končnem roku. Kdo bo kaj delal in kdaj, se rešuje sproti, iz tedna v teden. Dokler je projektov malo, to deluje. Ko jih je deset hkrati, vsak teden znova gasimo požare, ki so posledica prav tega načina dela.
Plan, narejen takoj ob potrditvi, ima eno ključno lastnost: pokaže odstopanje, ko ga je še mogoče popraviti. Če veste, da mora biti idejna zasnova pri naročniku do konca meseca, zamudo opazite prvi dan – ne šele, ko naročnik vpraša, kje je projekt.
1. Začnite pri ponudbi
Dober plan se začne že v ponudbi. Če ponudbo sestavite iz faz in opravil z normativi ur, imate ob potrditvi pol plana že narejenega: veste, katere faze so, koliko dela zahteva vsaka in v kakšnem zaporedju sledijo.
Ponudba »po občutku« – en znesek za celoten projekt – vam pri planu ne pomaga. Zato je katalog storitev z normativi prva naložba, ki se povrne tako pri ceni kot pri rokih.
2. Razdelite projekt na faze in rezultate
Pri projektu stavbe so faze praviloma vezane na vrste dokumentacije po gradbenem zakonu:
- IZP – idejna zasnova za pridobitev projektnih in drugih pogojev,
- DGD – dokumentacija za pridobitev gradbenega dovoljenja,
- PZI – projekt za izvedbo,
- PID – projekt izvedenih del, če je del naročila.
Vsaka faza ima rezultate – na primer načrt arhitekture, načrt gradbenih konstrukcij, načrt strojnih in električnih inštalacij, geodetski načrt – in vsak rezultat ima svoja opravila z ocenjenimi urami. Plan na ravni opravil je dovolj podroben, da ve vsak, kaj ga čaka, in dovolj grob, da ga ni treba popravljati vsak dan.
3. Vključite vse, od katerih ste odvisni
Projekt ne zamuja samo zaradi vašega dela. Na časovnico zato sodijo tudi koraki, ki jih ne delate sami:
- druge stroke – statik, inštalaterji, geodet: kdaj dobijo podloge in kdaj morajo oddati,
- mnenjedajalci in upravni organ – projektni pogoji, mnenja in gradbeno dovoljenje z zakonskimi roki,
- naročnik – potrditve variant in odločitve kot mejniki, brez katerih naslednja faza ne more začeti.
Pri vsakem koraku zapišite, od česa je odvisen. Statika ne more začeti brez dogovorjene zasnove, DGD ne more biti oddan brez projektnih pogojev. Ko so odvisnosti zapisane, zamik enega koraka pomeni samodejen zamik naslednjih – in takoj vidite, kaj to pomeni za končni rok.
4. Planirajte z ljudmi, ne samo z datumi
Plan z datumi, ki ne upošteva, kdo bo delo opravil, je želja. Preden potrdite rok, preverite, ali ima ekipa v tistih tednih dejansko čas – ob vseh drugih projektih, dopustih in praznikih. Pomaga preprost pregled obremenitve po osebah za naslednje tedne.
5. Rezervo dajte tja, kjer je negotovost
Ne dodajajte rezerve vsakemu opravilu – tako se plan razvleče in nihče ga ne jemlje resno. Rezervo načrtujte pri korakih, ki jih ne obvladujete: odzivi organov, potrditve naročnika in oddaje zunanjih izvajalcev.
6. Zaklenite plan in ga spremljajte vsak teden
Ko je plan dogovorjen, ga zaklenite. Aktualne roke spreminjate, planiranih ne – tako vidite razliko med tem, kar ste obljubili, in tem, kar se dogaja. Nato vsak teden 15 minut: kaj je bilo narejeno, kaj zamuja, koga je treba urgirati.
Prav tedenski ritem odloči, ali plan drži. Plan, ki ga nihče ne pogleda, je po dveh tednih zgodovina.
Pogoste napake
- plan s samo končnim rokom – zamuda se pokaže prepozno,
- plan brez drugih strok, organov in naročnika – največje zamude so prav tam,
- plan brez ljudi – roki, ki jih ekipa ne more doseči,
- plan, ki se ga sproti prepisuje – nihče ne ve več, kaj je bilo dogovorjeno.
Kontrolni seznam
- Ponudba je sestavljena iz faz in opravil z urami.
- Ob potrditvi nastane časovnica faz, rezultatov in opravil.
- Na časovnici so druge stroke, organi in potrditve naročnika.
- Odvisnosti med koraki so zapisane.
- Roki so preverjeni glede na obremenjenost ekipe.
- Rezerva je pri korakih, ki jih ne obvladujete.
- Plan je zaklenjen, spremlja se vsak teden.
Kako to podpira BiroFlow
V BiroFlow potrjena ponudba iz kataloga ustvari projekt s celotno časovnico faz, rezultatov in opravil. Plan se zaklene, zamik opravila premakne naslednje korake, zunanji izvajalci in upravni postopki pa so na isti časovnici. Več o modulu Projekti →